Rezepte sind für Apotheker bares Geld
Rezepte sind für Apotheker so wertvoll wie Bargeld, während Diebe damit eigentlich nichts anfangen können. Erst wenn es Betrügern gelingt, Apotheken-Inhabern Fälschungen unterzujubeln, haben Rezepte für sie einen Wert. Nehmen Einbrecher Rezepte mit, liegt das in der Regel nur daran, dass diese sich gerade am selben Ort befinden wie die gewünschte Beute, nämlich das Geld. Diebe nehmen sich schließlich nicht die Zeit, für sie selbst Unbrauchbares auszusortieren – es wird einfach alles gepackt, was ihnen gerade mit in die Quere kommt. Und dann sind da noch die Krankenkassen, die Apotheken die Erstattung eines schon an den Kunden abgegebenen Medikamentes verweigern, weil sie einen Formfehler festgestellt haben. Sie ahnen also schon – auch Rezepte und Retax sind für Apotheker und Apothekerinnen ein heikles Thema.
So kommt es tatsächlich immer wieder zu betrügerischen Aktionen mit gefälschten Rezepten. Die Täter haben es oft auf hochpreisige Medikamente wie etwa Psychopharmaka abgesehen und legen Dokumente vor, die täuschend echt aussehen. Die Überführung solcher Kriminellen ist im hektischen Apotheken-Alltag kaum möglich. Das alles ist schon ärgerlich genug für Apotheken-Inhaber aber leider ist das noch nicht alles, denn es kommt noch ein versicherungstechnisches Problem dazu. Rezepte sind nämlich wie Bargeld nur im Fall eines Einbruchdiebstahls versicherbar und nur in wenigen Ausnahmefällen gibt es zusätzlich noch eine Trickdiebstahl-Klausel. Es gelten Erstattungshöchstgrenzen und die sind auch noch an einen bestimmten Aufbewahrungsort gebunden. Die für Apotheken meist sowieso zu niedrig angesetzten Versicherungssummen richten sich jeweils danach, ob die Werte im Safe, Wertschrank, in einer Kasse oder an einem anderen verschlossenen Ort aufbewahrt oder womöglich irgendwo offen liegengelassen werden. Apotheker und Apothekerinnen sollten also unbedingt sicherstellen, dass ihre Police mit höheren Deckungssummen abgeschlossen wird, geklaute Rezepte mitversichert und eine Trickdiebstahl-Klausel für Rezeptbetrug beinhaltet.
Machen Sie es Dieben nicht zu einfach
Bei uns sind die Rezepte in Sicherheit, da sie im Safe aufbewahrt werden, denken Sie? Falsch, denn gerade auf das Bargeld im Safe haben es Einbrecher abgesehen und haben die ihn einmal geöffnet, räumen sie auch gleich alles leer. Die Rezepte verschwinden sozusagen als „Beifang“ mit dem Geld und gehören aus diesem Grund auch nicht dorthin. Besser ist ein Aufbewahrungsort, der sich nicht gerade in der Nähe der bei Dieben beliebten Wertsachen befindet. Zwar sind die Rezepte für den Einbrecher nichts wert, aber liegen sie direkt zwischen dem Bargeld, sind sie auch weg, und für den Apotheken-Inhaber kommt dies einer Katastrophe gleich. Auch Arzneimittel, die unter das Betäubungsmittelgesetz fallen, sollten nicht mit Geld zusammen aufbewahrt werden, damit Diebe nicht alles ‚in einem Nest‘ finden. So wird ihnen der Klau nämlich viel zu leicht gemacht und gegebenenfalls kommen sie genau deswegen wieder.
Die ideale Lösung wäre hier eine apothekengerechte Alarmsicherung mit Live-Intervention.
Rezepte haben Urkunden-Status
Wussten Sie, dass Rezepte aus versicherungstechnischer Sicht nicht zur Betriebseinrichtung, sondern zu den Urkunden gehören? Und genau aus diesem Grund sind sie auch nicht automatisch durch die Werteversicherung abgedeckt. Daher sollten Apotheker und Apothekerinnen darauf achten, dass ihre Police die Rezepte explizit mitversichert. Doch Vorsicht, das alleine reicht noch nicht, denn die dafür üblicherweise veranschlagten Deckungssummen reichen im Schadensfall meist nicht, sodass nur ein Bruchteil dessen erstattet wird, was in Apotheken als Rezeptwert tatsächlich vorliegt. Die festgelegte Versicherungssumme sollte hierfür auf jeden Fall etwas höher ausfallen.
Der besondere Wert der Rezepte für Apotheken-Inhaber und die ständige Gefahr, dass ihre Erstattung von den Krankenkassen abgelehnt wird, obwohl der Kunde mit dem Medikament längst über alle Berge ist, erfordern zahlreiche Sicherheitsmaßnahmen. Eine davon ist das sogenannte Vier-Augen-Prinzip, das heißt, es schauen zwei Mitarbeiter auf das Rezept und bei besonderen Rezepten werden sogar drei oder mehr Angestellte einbezogen. Alarmstufe rot herrscht bei den T-Rezepten für Medikamente, die schlimmstenfalls Fehlbildungen am menschlichen Organismus herbeiführen können. Hier sind meist alle Mitarbeiter bei der Rezeptkontrolle gefragt, denn ist hier etwas fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllt, dürfen diese Medikamente nicht herausgegeben werden.
Geht es abends auf den Feierabend zu, werden in der Regel auch noch einmal alle Rezepte des Tages auf übersehene Formfehler, fehlende Stempel oder Unterschriften und die korrekte Medikamentenabgabe hin kontrolliert. Fallen dabei Fehler auf, kann immer noch gehandelt werden. Die meisten Apotheken-Inhaber lassen die Rezepte dann von Firmen, den sogenannten Rezept-Abrechnern, abholen, die ab dem Zeitpunkt der Übernahme dafür haften. Solange die Rezepte aber noch in der Apotheke verbleiben und dort gesammelt werden, haftet der Apotheken-Inhaber. Werden die Rezepte nur einmal pro Woche oder zweimal im Monat von den Firmen abgeholt, sammeln sich in der Apotheke beachtliche Werte an. Fallen diese dann einem Feuer oder Diebstahl zum Opfer, stellt ihre nachträgliche Dokumentation für den Betroffenen einen riesigen Arbeitsaufwand dar. Letztlich kann sich kein Apotheker hundertprozentig vor Retax schützen. Im stressigen Apotheken-Alltag können immer mal Fehler passieren, die Krankenkassen dazu veranlassen, die Zahlung der Rezeptbeträge zu verweigern.
Dieses Risiko lässt sich jedoch durch Einscannen der Rezepte minimieren, denn so können sie sofort dokumentiert und damit auch versichert werden.
Minimierung des Retax-Risikos durch digitale Dokumentation
Inzwischen bieten immer mehr Rezeptsammelstellen solche Scanner mit einer entsprechenden Abrechnungssoftware für Apotheken-Inhaber an. Die bei der Rezeptabrechnungsfirma über den digitalen Weg eingehenden Rezepte werden dort ebenfalls sofort überprüft. In der Regel werden nicht nur die meisten Formfehler durch die Software vorab erkannt, sondern auch Ungereimtheiten, die zum Retax durch die Krankenkassen führen könnten. Für Apotheker und Apothekerinnen hat dies den Vorteil, dass sie noch am selben Tag Hinweise darauf erhalten, welche Rezepte sie noch einmal genauer unter die Lupe nehmen sollten. Die Nutzung solcher Systeme hilft Apotheken-Inhabern dabei, das Retax-Risiko zu minimieren und die Anforderungen an die Datensicherheit einzuhalten. Es lohnt sich also, über den Einsatz digitaler Mittel nachzudenken und sich dazu von Fachleuten ausführlich informieren und beraten zu lassen.
Ausgleich von Rezeptverlusten durch Zwischenfinanzierung
Geht im Schadensfall gleich ein großer Stapel Rezepte verloren, dauert es seine Zeit, bis die Versicherung der Rezeptsammelstelle den Schaden ersetzt. Damit steckt die Apotheke wiederum in Liquiditätsschwierigkeiten, weil kein Geld mehr aus den Rezeptabrechnungen fließt, es sei denn die Police ermöglicht eine Zwischenfinanzierung des Schadens durch die Apotheken-Versicherung. Dieser würde dann in Vorleistung gehen, was aber nur machbar ist, wenn er nicht darauf besteht, dass zunächst andere beteiligte Risikoträger den Schaden regulieren. Die Möglichkeit der Zwischenfinanzierung muss also explizit im Vertrag formuliert sein, denn ansonsten hat der Betroffene schlimmstenfalls das Nachsehen und muss die Geldmittel für seine Finanzlücke selbst aufbringen.
Wie man sieht, gibt es einige praxiserprobte Maßnahmen, die Apotheker und Apothekerinnen ergreifen können, um sich besser vor Einbrüchen, Diebstahl, Retax und Liquiditätsproblemen zu schützen.
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