Patientendokumentationen in Arztpraxen

Die Patientendokumentation dient als Grundlage für verschiedene Arbeitsabläufe in Arztpraxen. Sie ist nicht nur wichtig für die Abrechnungen, sondern wird auch als Beurteilungsquelle herangezogen, wenn dem Praxisinhaber beispielsweise ärztliche Fehler bei der Patientenbehandlung unterstellt werden. Kommen Patientendaten abhanden, kann das sogar eine strafrechtliche Prüfung nach sich ziehen.

Keine Abrechnung ohne Patientendokumentation


Was nicht dokumentiert ist, kann auch nicht abgerechnet werden. Daher sollte eine zuverlässige und qualitativ hochwertige Patientendokumentation in Arztpraxen grundsätzlich gewährleistet sein. Werden Dokumentationen nachträglich erstellt, müssen diese auch entsprechend als nachträgliche Änderungen kenntlich gemacht werden. Geschieht dies nicht, haben Ärzte und Ärztinnen mit Rückforderungen hoher Beträge durch die Krankenkassen zu rechnen.

Herausgabe von Patientendokumentationen


Die Herausgabe der Dokumentationen an die jeweiligen Patienten ist berufsrechtlich unbedenklich. Streng genommen gehören die Daten dem Patienten. Der behandelnde Arzt ist aus berufsrechtlicher Sicht lediglich dazu verpflichtet, die Dokumentationen aufzubewahren. Bei der Herausgabe der Unterlagen sollten Ärzte und Ärztinnen jedoch darauf achten, dass nur Kopien, niemals aber die Originale abgegeben werden. Die Patientendokumentationen dürfen nur in Ausnahmefällen einbehalten werden, wenn dies etwa bei schwerkranken Patienten aus therapeutischer Sicht erforderlich ist.

Herausgabe an Dritte problematisch


Die Herausgabe von Patientenakten an Dritte kann problematisch werden, wenn die Gründe für die Entbindung des Arztes von der Schweigepflicht nicht Hand und Fuß haben. Dritte sind nicht zwingend immer nur die Angehörigen, sondern auch Versicherer oder Rechtsanwälte. Allgemeine Schweigepflichtentbindungen werden zwar von vielen Versicherungen akzeptiert, können aber unwirksam sein, wenn es zum Rechtsstreit kommt. Triftige Gründe für eine Entbindung von der ärztlichen Schweigepflicht sind etwa die Einwilligung oder mutmaßliche Einwilligung des Patienten sowie die Anzeige einer geplanten Straftat. Sobald Ärzte und Ärztinnen eine Patientenakte ohne wirksame Schweigepflichtentbindung an Dritte herausgeben, machen sie sich strafbar. Darüber hinaus müssen sie in diesem Fall damit rechnen, dass der betroffene Patient Ansprüche erhebt.

Patientendokumentation muss rechtssicher sein


Wird einem Praxisinhaber ein Straftatbestand unterstellt, greifen Rechtsanwälte und Gutachter grundsätzlich auf die Patientenakte zurück, um seine Unschuld zu beweisen. Daher muss die Patientenakte perfekt geführt werden, jederzeit vorzeigbar und technisch nicht veränderbar sein. Auf dem Markt gibt es mittlerweile Anbieter von sehr sicheren Systemen, über die sich Ärzte und Ärztinnen beim Fachmann informieren können.

Zu beachten ist, dass Ärzte und Ärztinnen bis maximal 30 Jahre für Fehler haften, auch wenn sie ihren Beruf gar nicht mehr ausüben. Daher müssen die Patientenakten auch über diesen Zeitraum immer verfügbar sein.

IT-Sicherheit wichtiger Faktor


Im Zeitalter der Digitalisierung ist die IT-Sicherheit gerade in Bezug auf brisante Daten ein wichtiges Thema. Gehen die Patientendaten aufgrund einer Cyberattacke verloren, hat der betroffene Praxisinhaber ein großes Problem. Oftmals ist ihre Wiederherstellung nämlich nicht mehr möglich. Gegen die Gefahr des Datenverlustes hilft der Einsatz gehobener IT-Standards. Darüber hinaus sollte der sorgfältige Umgang mit Onlinemedien zu jeder Zeit gewährleistet sein.

Ärzte und Ärztinnen, für die der Ruhestand immer näher rückt, sollten sich rechtzeitig Gedanken über die weitere Aufbewahrung ihrer Patientenkartei machen. Denn auch nach dem aktiven Berufsleben müssen Patientendaten langfristig gesichert und stets verfügbar sein.

Im Zweifelsfall Anwalt einschalten


Ärzte und Ärztinnen sind in der Regel keine Rechtsexperten, sodass sie bezüglich strafrechtlich relevanter Themen frühzeitig einen Fachmann konsultieren sollten. Das gilt nicht nur für Verfahren wegen Körperverletzung, sondern auch für steuerrechtliche Angelegenheiten und abrechnungsrelevante Tätigkeiten, die strafrechtlich von Bedeutung sein könnten. In der Regel bietet ein Qualitätsmanagementsystem Schutz vor zahlreichen Fehlern, die in einer Arztpraxis passieren können. Doch die notwendigen Vorbereitungen für den Einsatz eines solchen Systems kosten Zeit und Geld.

Es gibt allerdings Fehlerquellen und Situationen, die sich trotz bester Schutzmaßnahmen nicht verhindern lassen. So kann es trotz aller Vorsicht zu Datenpannen kommen oder der Praxisinhaber sieht sich mit dem Vorwurf eines Behandlungsfehlers konfrontiert. Auch der vermeintliche Abrechnungsbetrug steht schnell im Raum, wenn in diesem Bereich Fehler gemacht werden. Ärzte und Ärztinnen sollten in solchen Fällen grundsätzlich einen Fachanwalt für Medizinstrafrecht beauftragen, um Fehler im Vorfeld solcher Verfahren zu vermeiden.

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