Das Telefoninterview

Nach erfolgreicher Bewerbung kann es vorkommen, dass der interessierte Unternehmer vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch zuerst einmal ein Telefonat mit Ihnen führen möchte. Für viele Bewerber ist das befremdlich, denn sie fragen sich voller Unsicherheit, was der potenzielle Arbeitgeber denn vorab noch von ihnen wissen möchte und wie sie sich selbst bei einem solchen Gespräch am besten verhalten sollen. Wenn Sie also einmal zu einem Vorab-Telefoninterview eingeladen werden, müssen Sie sich deswegen keine Sorgen machen, denn auch darauf können Sie sich gut vorbereiten.

Doch zunächst wenden wir uns kurz der Frage zu, aus welchen Gründen Arbeitgeber solche Telefoninterviews überhaupt führen. So spielt hier beispielsweise der Kostenfaktor eine wesentliche Rolle, denn gerade, wenn zwischen Unternehmensstandort und Wohnort des Bewerbers eine größere Entfernung liegt, lassen sich durch ein Vorab-Gespräch per Telefon Zeit und Geld sparen. Der Personalentscheider kann nämlich auf diese Weise klären, wer von den ausgesuchten Bewerbern aus seiner Sicht am Ende tatsächlich für eine Einladung zum wesentlich aufwendigeren Vorstellungsgespräch in Frage kommt.

Beim Telefonat werden in der Regel Lebenslaufdetails hinterfragt und so ganz nebenbei kann der Arbeitgeber im Gespräch mit Ihnen auch gleich testen, ob Sie über wichtige Soft Skills wie etwa Kontakt- und Kommunikationsfähigkeit verfügen. Darüber hinaus kann er auch fachliche Kompetenzen und für die ausgeschriebene Stelle erforderliche Fremdsprachenkenntnisse vorab überprüfen. Das heißt, sie müssen auch damit rechnen, dass ein Telefoninterview einmal in englischer Sprache geführt wird, wenn Sie sich um einen Job beworben haben, für den gute Englischkenntnisse vorausgesetzt werden.

Der Personalentscheider kann also mithilfe eines Vorab-Telefoninterviews eine fundierte Auswahl der Bewerber, die interessant genug für ein persönliches Vorstellungsgespräch sind, treffen. Der eine oder andere Bewerber mag das zwar als einen zusätzlichen Stressfaktor werten, doch ein solches Telefongespräch ist wiederum auch eine gute Chance, sich selbst positiv zu präsentieren. Hier können Sie Ihre verbalen Fähigkeiten demonstrieren, Ihren Lebenslauf noch ausführlicher vermitteln und Ihre Persönlichkeit besser vermarkten. Erhalten Sie also eine Einladung zu einem Telefoninterview, sollten Sie diese Chance nutzen und sich gut darauf vorbereiten – es könnte sich am Ende möglicherweise lohnen!

Vorbereitung auf das Telefoninterview

Zunächst einmal gilt es zwischen nicht angekündigten Ad-hoc-Telefonaten und fest vereinbarten Terminen für ein Telefoninterview zu unterscheiden. In beiden Fällen ist es wichtig, dass Sie sich während Ihrer Bewerbungsphase grundsätzlich freundlich und neutral mit Ihrem vollen Vor- und Nachnamen am Telefon melden und nicht etwa mit Ihrem Kosenamen. Darüber hinaus haben während dieser Phase auch witzige Sprüche nichts auf Ihrem Anrufbeantworter oder Ihrer Mailbox zu suchen. Sie suchen schließlich einen Job und sollten bei Ihrem Gegenüber einen absolut seriösen Eindruck hinterlassen, wenn sie weiterkommen möchten.

Werden Sie von einem Anruf überrascht, der nicht vorher terminlich festgelegt wurde, ist es durchaus erlaubt, sich ein paar Minuten Zeit zum Durchatmen zu nehmen. So könnten Sie nachfragen, ob Sie in zehn Minuten zurückrufen dürfen, da Sie beispielsweise gerade ein wichtiges Gespräch auf Ihrem Handy haben. Vergessen Sie aber nicht, sich die Durchwahlnummer des Anrufers für den Rückruf zu notieren. Die so gewonnene Zeit sollten Sie nutzen, sich das Firmen- und Stellenprofil noch einmal ins Gedächtnis zurückzurufen und zu überprüfen, welche Ihrer Fähigkeiten besonders gut zur ausgeschriebenen Stelle passen.

Wurde ein Telefoninterview zu einem festen Termin vereinbart, erleichtert dies die Vorbereitung erheblich, denn Sie haben mehr Zeit. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, sich darauf vorzubereiten. Es ist durchaus empfehlenswert, dabei ähnlich vorzugehen wie vor einem persönlichen Vorstellungsgespräch und wichtige Firmeninformationen zu recherchieren. Informieren Sie sich dabei ausreichend über die aktuellen Projekte, Marktstrategien und die Zukunftspläne des jeweiligen Unternehmens.

Alle wichtigen Bewerbungsdokumente sowie Stift und Papier für mögliche Notizen sollten griffbereit neben dem Telefon liegen, damit Sie nicht erst während des Gesprächs anfangen, nach Ihren Unterlagen zu kramen. Das hinterlässt nämlich keinen guten Eindruck und kann Ihnen als mangelnde Sorgfalt ausgelegt werden.

Sorgen Sie dafür, dass Sie das Telefoninterview vor einem ruhigen Hintergrund führen, denn lästige Umgebungsgeräusche wirken sehr störend. Nehmen Sie sich vor dem Telefonat noch einen Augenblick Zeit, um zur Ruhe zu kommen, damit Sie während des Gesprächs ausgeglichen und konzentriert sind.

Angemessene Kleidung und die richtige Körperhaltung sind auch wichtig für das Telefoninterview, auch wenn Ihr Gegenüber Sie nicht sehen kann. Wenn Sie sich im Schlaf- oder Jogginganzug vor dem Telefon herumlümmeln, kann dies nämlich dazu führen, dass Sie auch beim Gespräch zu lässig wirken. Das gilt auch für die Körperhaltung – hängen Sie nicht zu locker im Sessel, sondern setzen Sie sich am besten aufrecht hin. Stellen Sie sich einfach vor, Ihr Gesprächspartner könnte Sie sehen und verhalten Sie sich entsprechend.

Letztlich kann ein Telefoninterview, das etwa via Skype geführt wird, um eine Webcam ergänzt werden, sodass zusätzlich ein visueller Kontakt hergestellt wird. Mittlerweile setzen Personalentscheider Webcam-Interviews bei der Bewerbersuche immer häufiger als bevorzugtes Kommunikationsmittel ein.

Wie Sie Ihre Botschaft richtig vermitteln

Wichtig ist, dass Sie Ihre Botschaften sicher beherrschen und Ihr Profil entsprechend den Anforderungen, die in der Stellenausschreibung formuliert wurden, überzeugend vermitteln. Orientieren Sie sich auch hierbei wieder an den Ihnen schon bekannten Kernfaktoren Kompetenz, Leistungsmotivation und Persönlichkeit, die für die Bewerberauswahl entscheidend sind.

Im Telefoninterview sollten Sie Ihre Kompetenz etwa durch erfolgreich absolvierte Ausbildungen, Praktika oder Berufspraxis verdeutlichen und Ihre Leistungsmotivation beispielsweise durch Weiterbildungen glaubhaft darstellen. Vor allem aber sollten Sie Ihre positive Persönlichkeit durch freundliches und sympathisches Auftreten sowie durch eine optimistische Ausstrahlung hervorheben. Hören Sie Ihrem Gesprächspartner gut zu und antworten Sie mit Bedacht, vermeiden Sie aber, zögerlich oder eingeschüchtert zu klingen.

Behalten Sie bei der Vorbereitung auf das Telefonat das VGZ-Modell im Hinterkopf, denn das hilft Ihnen bei der klaren Formulierung Ihrer Botschaften. Denken Sie also darüber nach, welche Informationen aus Ihrer beruflichen Vergangenheit (V) besonders interessant für Ihr Gegenüber sein könnten und was Sie unbedingt aus Ihrer beruflichen Situation in der Gegenwart (G) hervorheben sollten. Überlegen Sie auch, welche Ziele Sie in Zukunft (Z) erreichen möchten und welche dieser Zukunftsperspektiven dabei für den Personalentscheider am anderen Ende der Leitung von Interesse sein könnten. Bereiten Sie zu dieser Thematik kurze Ausführungen vor und gestalten Sie diese mit passenden Beispielen und Argumenten noch interessanter.

Eine gute Vorbereitung auf ein Telefoninterview verringert Ihre Nervosität, sodass Sie beim Gespräch Selbstsicherheit ausstrahlen und so viel professioneller wirken.

Die verschiedenen Gesprächsphasen

Wie das persönliche Vorstellungsgespräch besteht auch das Telefoninterview aus mehreren Phasen, die sich grob in die Kategorien Einstieg, Hauptteil und Schlussphase unterteilen lassen. Versuchen Sie am Anfang des Interviews herauszufinden, welche Fragen auf Sie zukommen, wie viel Zeit der Gesprächspartner für das Telefonat vorgesehen hat und wie sein beruflicher Hintergrund aussieht. Haben Sie diese Informationen, können Sie nämlich viel gezielter passende inhaltliche Schwerpunkte setzen, ohne den Gesprächspartner zu überfordern oder zu langweilen.

Ist Ihr Gegenüber etwa ein Personalberater, wird er fachlich nicht allzu sehr in die Tiefe gehen, während ein Fachbereichsvertreter eher fachbezogene Fragen stellt und Ihre Antworten auch schon einmal gerne weiter hinterfragt.

In der Regel geht es nach ein paar einleitenden Worten zügig weiter mit dem Hauptteil des Telefoninterviews, dessen Gestaltung natürlich auch von der jeweiligen Stellenausschreibung abhängig ist. Allgemein geht es dabei um Ihre Ausbildung und den beruflichen Werdegang in Bezug auf die zu besetzende Position. Dabei sind vor allem Ihre aktuellen Lern- oder Arbeitsschwerpunkte, Spezialisierungen, Berufserfahrungen, Zukunftsperspektiven und Besonderheiten im Lebenslauf wichtig.

Ihr Gesprächspartner könnte beispielsweise nachfragen, welche Fachkompetenzen Sie in Ihrer beruflichen Vergangenheit erfolgreich eingesetzt haben und wie Sie diese an Ihrem neuen Arbeitsplatz einbringen würden. Auch Fragen zum Grund Ihrer Studienwahl, der Auswahl des Abschlussthemas oder Ihrer Arbeitslosigkeit können möglich sein. Wie auch immer der Fragenkatalog aussieht, mit dem Sie im Telefoninterview konfrontiert werden, sollten sie sich auf einige übergeordnete inhaltliche Fragen ganz besonders gut vorbereiten.

Das sind die wesentlichen Fragen, auf die Sie keinesfalls eine überzeugende Antwort schuldig bleiben dürfen. In der Schlussphase des Telefoninterviews sollten Sie organisatorische Dinge klären. Fragen Sie beispielsweise nach, wie man nun mit Ihnen weiter verbleiben möchte, wann Sie mit einer Entscheidung zur Stellenbesetzung rechnen können und bitten Sie diesbezüglich auf freundliche und höfliche Art um verbindliche Auskünfte.

Vergessen Sie nicht, sich für das Telefonat und die Zeit, die Ihre Gegenüber für Sie aufgewendet hat, zu bedanken und verabschieden Sie sich höflich. Notieren Sie direkt im Anschluss daran wichtige Informationen, die Sie von Ihrem Gesprächspartner erhalten haben, denn möglicherweise müssen Sie ja darauf noch einmal zurückgreifen.

Vertrauensaufbau im Telefoninterview

Zwar dreht sich in einem Telefoninterview hauptsächlich alles um die Fragen, mit denen Sie möglicherweise konfrontiert werden, aber auch auf die Art der Kommunikation kommt es an. Es stellt sich die Frage, auf welcher Ebene man sich begegnen soll oder an welchem Punkt es passend ist, eine Aussage zu hinterfragen.

Sie sollten Ihre Gesprächigkeit der jeweiligen Situation anpassen und dementsprechend kürzere oder längere Antworten auf die Fragen Ihres Gesprächspartners geben. Bringen Sie Ihre Themen genau auf den Punkt und gewähren Sie an den richtigen Stellen einen angemessenen Einblick in Ihre Lebens- und Berufssituation.

Denken Sie immer daran, dass ein Telefonat kein Monolog ist, sondern ein Wechsel zwischen Zuhören und Reden. Zeigen Sie Interesse und Motivation, indem Sie nach den wichtigsten Punkten aus dem Stellenprofil, den ersten zu erwartenden Arbeitsprojekten und dem für Sie relevanten Standort fragen. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner in Ruhe ausreden und haken Sie gegebenenfalls noch einmal nach, wenn Sie unsicher sind, ob Sie etwas richtig verstanden haben oder nicht. Das ist erlaubt, denn gerade während der Telefoninterviews ist die Sprachqualität nicht immer gleich gut und Sie sehen weder die Gestik noch die Mimik Ihres Gesprächspartners, um daraus möglicherweise noch etwas abzulesen.

Es kommt aber nicht nur darauf an, was Sie sagen sondern auch wie Sie es sagen. Lassen Sie sich nicht zu Streitereien hinreißen, sondern versuchen Sie sachlich und mit logischer Argumentation auf Einwände Ihres Gegenübers zu reagieren. Telefonieren bedeutet sich gegenseitig auf vielfältige Weise auszutauschen und dabei ist eine positive Atmosphäre über das gesprochene Wort hinaus sehr hilfreich. Gehen Sie gleich zu Beginn schon auf Konfrontation, können Sie keine vertrauensvolle Beziehung zu Ihrem Gesprächspartner aufbauen und das wirkt sich möglicherweise sehr negativ auf den Ausgang des Gesprächs aus. Gewinnen Sie sein Vertrauen durch Ihre ruhige, freundliche und höfliche Art der Kommunikation, demonstrieren Sie durch Ihre Aussagen Interesse und Leistungsmotivation – dann kann kaum noch etwas schief gehen.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie merken, dass Sie der Gedanke an das Telefoninterview nervös macht, denn ein gewisses Maß an Aufregung ist normal. Immerhin handelt es bei dem Telefonat um eine Prüfungssituation, die Sie durch die überzeugende Präsentation Ihrer Fähigkeiten und Persönlichkeit bestehen müssen. Das weiß auch Ihr Gesprächspartner und er wird Ihnen kleinere Fehler wohl kaum übel nehmen, denn niemand ist absolut perfekt – auch Ihr Gegenüber nicht!

Bleiben Sie ruhig, konzentriert und wenn Sie zu nervös sind, sprechen Sie Ihre Aufregung kurz an, damit Ihr Gesprächspartner etwas umsichtiger mit Ihnen umgehen und sein Verhalten an die Situation anpassen kann. Haben Sie generell Schwierigkeiten mit dem Telefonieren, üben Sie es einfach in Ihrem privaten Umfeld mit Freunden oder Bekannten. Bestimmte Elemente des Telefoninterviews sind den üblichen privaten Telefongesprächen nämlich recht ähnlich, sodass Sie auf diese Weise lernen können, die einzelnen Phasen von Telefongesprächen besser zu verstehen und zu beherrschen.